Ticket

Privacybeleid

Privacybeleid

Home / Privacybeleid

Privacybeleid GIGA happening vzw

Laatst bijgewerkt: 14 oktober 2026

Bij GIGA happening vzw hechten we veel belang aan jouw privacy. We gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en vinden het belangrijk dat je weet welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en hoe we ze beschermen.

Dit privacybeleid is van toepassing op onze website, onze communicatie en de organisatie van de jaarlijkse GIGA-happening.

  1. Wie zijn wij?

GIGA wordt georganiseerd door:

GIGA happening vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

  1. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Afhankelijk van jouw contact met GIGA kunnen we volgende gegevens verwerken:

  • Naam en voornaam
  • E-mailadres en telefoonnummer
  • Adres- en facturatiegegevens
  • Organisatie- of bedrijfsgegevens
  • Informatie over jouw stand, workshop, lezing of aangeboden diensten
  • Informatie over jouw aanmelding als vrijwilliger
  • Inhoud van berichten en inschrijfformulieren
  • Betalings- en inschrijvingsgegevens
  • Technische websitegegevens, zoals IP-adres en cookievoorkeuren
  • Foto’s en video’s waarop personen herkenbaar zijn

Voor gewone bezoekers verzamelen we geen contactgegevens of e-mailadressen, tenzij zij zelf contact met ons opnemen.

We verzamelen enkel gegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor de betreffende doeleinden.

  1. Waarom gebruiken we jouw gegevens?

Organisatie van de GIGA-happening

We gebruiken persoonsgegevens om inschrijvingen van standhouders, sprekers en workshopgevers te behandelen, deelname te organiseren en praktische informatie te bezorgen.

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand aan een overeenkomst op verzoek van de betrokkene.

Vrijwilligers en contactaanvragen

Vrijwilligers kunnen zich aanmelden via e-mail of via het contactformulier op onze website.

We gebruiken hun gegevens om vragen te beantwoorden, praktische afspraken te maken en hun eventuele inzet tijdens het evenement te organiseren.

Rechtsgrond: afhankelijk van de situatie, stappen voorafgaand aan of uitvoering van een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van vragen en organiseren van vrijwillige hulp.

Administratie en betalingen

We verwerken noodzakelijke gegevens voor betalingen, facturen en onze financiële administratie.

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichtingen.

Communicatie over toekomstige edities

We versturen geen algemene nieuwsbrief naar bezoekers en verzamelen geen e-mailadressen van bezoekers voor marketingdoeleinden.

We kunnen wel contact opnemen met standhouders, sprekers en workshopgevers die interesse hebben in toekomstige edities van GIGA.

Wanneer je hiervoor toestemming geeft, gebruiken we jouw e-mailadres om je op de hoogte te houden van toekomstige edities van GIGA en mogelijkheden om deel te nemen. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen of via de afmeldlink in onze berichten, indien aanwezig.

Rechtsgrond: jouw toestemming.

Websitebeheer en beveiliging

We verwerken technische gegevens om onze website goed te laten functioneren, de veiligheid te waarborgen en technische problemen op te lossen.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en functionerende website. Voor niet-noodzakelijke cookies vragen we vooraf toestemming.

  1. Foto’s en video’s tijdens GIGA

Tijdens de GIGA-happening kunnen foto’s en video’s worden gemaakt om de sfeer, activiteiten en bijzondere momenten van het evenement vast te leggen.

Deze beelden kunnen worden gebruikt voor:

  • Verslaggeving over de afgelopen editie
  • Publicaties op onze website
  • Berichten op onze sociale mediakanalen
  • Promotie en reclame voor toekomstige edities van GIGA

Algemene sfeerbeelden

Bij het betreden van het evenemententerrein informeren we bezoekers dat er foto’s en video’s kunnen worden gemaakt.

Voor algemene sfeerbeelden, overzichtsfoto’s en beelden waarop bezoekers niet specifiek centraal staan, kunnen we ons, waar wettelijk toegestaan, baseren op ons gerechtvaardigd belang om het evenement in beeld te brengen en toekomstige edities te promoten.

Daarbij houden we rekening met de privacy en de rechten van de aanwezigen.

Gerichte foto’s en video’s

Wanneer iemand duidelijk het hoofdonderwerp is van een herkenbare foto of video, vragen we waar nodig vooraf toestemming voor het maken en publiceren van deze beelden.

Dit geldt in het bijzonder voor portretten, interviews en beelden die specifiek voor reclame worden gebruikt.

Liever niet op beeld?

We respecteren het wanneer je liever niet herkenbaar op foto’s of video’s verschijnt.

Laat dit gerust weten aan de fotograaf, een medewerker van de organisatie of via gigahappening@outlook.com.

Staat er toch een herkenbare foto of video van jou op onze website of sociale media en wil je liever niet dat deze wordt gebruikt? Stuur ons dan een bericht met een verwijzing naar het beeld.

We bekijken je verzoek zo snel mogelijk en verwijderen het beeld uit onze eigen kanalen wanneer dit wettelijk vereist is of wanneer we je verzoek kunnen inwilligen.

Bewaartermijn

Herkenbare foto’s en video’s worden in beginsel maximaal één jaar na het evenement bewaard en gebruikt, tenzij een andere geldige rechtsgrond een langere bewaring rechtvaardigt.

Beelden die al door anderen werden gedeeld, kunnen mogelijk niet overal volledig worden verwijderd.

  1. Hoe verzamelen we gegevens?

Voor de organisatie van GIGA gebruiken we verschillende communicatie- en inschrijvingskanalen.

Google Forms

Standhouders, sprekers en workshopgevers kunnen zich inschrijven via Google Forms.

De gegevens die zij invullen, worden gebruikt om hun kandidatuur of inschrijving te behandelen en hun deelname te organiseren.

WordPress-formulieren

Via formulieren op onze website kunnen geïnteresseerden contact opnemen of zich aanmelden voor deelname aan het evenement.

E-mail

Via gigahappening@outlook.com ontvangen en beantwoorden we vragen, inschrijvingen en aanmeldingen van vrijwilligers.

We gebruiken de verstrekte gegevens uitsluitend voor de doeleinden die in dit privacybeleid worden beschreven.

  1. Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden.

Voor onze werking maken we gebruik van externe dienstverleners die persoonsgegevens kunnen verwerken.

Dit betreft onder andere:

Google

Voor Google Forms, waarmee we inschrijvingen van standhouders, sprekers en workshopgevers verzamelen.

Microsoft

Voor onze Outlook-e-mailomgeving, waarmee we communiceren met deelnemers, vrijwilligers en andere contactpersonen.

WordPress en onze hostingprovider

Voor het beheer en de werking van onze website en de verwerking van gegevens via contact- en inschrijvingsformulieren.

WordPress is het systeem waarmee onze website wordt beheerd. De daadwerkelijke verwerking hangt onder meer af van onze hostingprovider en de gebruikte plug-ins.

Andere dienstverleners

Indien noodzakelijk kunnen gegevens worden verwerkt door partijen die instaan voor boekhouding, betalingsverwerking, technische ondersteuning of websitebeveiliging.

We delen enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende dienstverlening.

Waar wettelijk vereist, sluiten we passende verwerkersovereenkomsten af.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige externe dienstverleners, waaronder Google en Microsoft, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer dit gebeurt, zorgen we ervoor dat de doorgifte gebeurt op basis van een geldige wettelijke regeling, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen.

Meer informatie over de toepasselijke waarborgen kan worden opgevraagd via gigahappening@outlook.com.

  1. Hoelang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

Als algemene regel hanteren we een maximale bewaartermijn van één jaar na afloop van de betreffende GIGA-happening.

Deze termijn geldt voor:

  • Inschrijvingsgegevens van standhouders, sprekers en workshopgevers
  • Contactgegevens van vrijwilligers
  • Praktische communicatie over het evenement
  • Contactformulieren en algemene vragen
  • Andere administratieve gegevens waarvoor geen langere bewaring noodzakelijk is

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden ze eerder verwijderd of geanonimiseerd.

Uitzonderingen

  • Boekhoudkundige en fiscale documenten: worden bewaard gedurende de wettelijk verplichte termijnen.
  • Juridische verplichtingen of geschillen: gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk en wettelijk gerechtvaardigd is.
  • Communicatie over toekomstige edities: gegevens worden uiterlijk één jaar na de betreffende editie verwijderd, tenzij de betrokkene vóór het einde van die termijn opnieuw toestemming geeft voor verdere communicatie.
  • Foto’s en video’s: herkenbare beelden worden in beginsel maximaal één jaar na het evenement bewaard, tenzij een andere geldige rechtsgrond een langere bewaring rechtvaardigt.
  • Technische gegevens en cookies: hiervoor gelden de specifieke termijnen die in ons cookiebeleid worden vermeld.
  1. Jouw rechten

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je, onder de toepasselijke voorwaarden, het recht om:

  • Jouw persoonsgegevens in te kijken.
  • Onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren.
  • Jouw persoonsgegevens te laten verwijderen.
  • De verwerking van jouw gegevens te laten beperken.
  • Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
  • Jouw gegevens over te dragen wanneer dit recht van toepassing is.
  • Eerder gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking plaatsvonden.

Je kunt jouw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar gigahappening@outlook.com.

We beantwoorden jouw verzoek in principe binnen één maand. Indien wettelijk toegestaan, kan deze termijn worden verlengd. We informeren je dan tijdig.

Wanneer nodig kunnen we bijkomende informatie vragen om jouw identiteit te controleren.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

  1. Zijn jouw gegevens verplicht?

Wanneer je je inschrijft als standhouder, spreker of workshopgever, hebben we bepaalde gegevens nodig om jouw inschrijving te verwerken en je deelname te organiseren.

Verplichte velden worden aangeduid in onze formulieren.

Zonder deze gegevens kunnen we jouw inschrijving mogelijk niet behandelen.

Het verstrekken van gegevens voor communicatie over toekomstige edities is vrijwillig en staat los van jouw deelname.

  1. Hoe beschermen we jouw gegevens?

GIGA happening vzw neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik en onrechtmatige verwerking.

We beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze nodig hebben voor de organisatie en werking van GIGA.

  1. Cookies

Onze website gebruikt cookies en mogelijk vergelijkbare technologieën om correct te functioneren.

Voor niet-strikt noodzakelijke cookies vragen we vooraf toestemming.

Je kunt jouw cookievoorkeuren wijzigen of je toestemming intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

Meer informatie over de gebruikte cookies, hun doeleinden en bewaartermijnen vind je in ons afzonderlijke cookiebeleid.

  1. Geautomatiseerde besluitvorming

GIGA happening vzw maakt geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen heeft of personen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft.

  1. Wijzigingen aan dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze werking, website of toepasselijke regelgeving verandert.

De meest recente versie is beschikbaar op onze website.

  1. Contact

Heb je vragen over jouw privacy of de manier waarop we persoonsgegevens verwerken?

Neem gerust contact met ons op.

GIGA happening vzw
Veldstraat 2, 8820 Torhout
Ondernemingsnummer: 1026.979.877
E-mail: gigahappening@outlook.com
Website: www.gigahappening.com

We helpen je graag verder!